Najprej preoblikujte procese, nato uporabite umetno inteligenco

Kako preiti od posameznih orodij UI k pametnejšemu načinu dela

Povzeto in prirejeno po raziskavi Info-Tech Research Group: Reimagine Business Processes With an AI-First Approach.

UI sama po sebi ne preoblikuje podjetja

Veliko podjetij danes uporablja umetno inteligenco za pripravo besedil, povzemanje dokumentov, iskanje informacij ali avtomatizacijo posameznih opravil. Takšni primeri uporabe lahko zaposlenim prihranijo čas, vendar praviloma ne spremenijo bistveno načina, kako delo poteka.

Prava vrednost UI se začne ustvarjati šele, ko podjetje ne optimizira samo posamezne naloge, temveč ponovno premisli celoten poslovni proces:

• Kateri koraki so še potrebni?
• Kje delo po nepotrebnem čaka?
• Katere informacije zaposleni vedno znova iščejo?
• Katere odločitve temeljijo na podatkih iz več virov?
• Kaj lahko UI izvede samostojno?
• Kje morata ostati človeška presoja in odgovornost?

Proces najprej preoblikujemo, šele nato ga podpremo z umetno inteligenco.

Raziskava Info-Tech opozarja, da razpršeni pilotni projekti in avtomatizacija površinskih nalog pogosto prinesejo le omejene učinke. Za večjo produktivnost, boljše odločanje in merljivo poslovno vrednost je treba preoblikovati način, kako delo poteka med ljudmi, podatki in sistemi.

Od vprašanja »Kje bi uporabili UI?« k boljšemu vprašanju

Podjetja pogosto začnejo z izbiro orodja ali zbiranjem dolgega seznama možnih primerov uporabe. Boljše izhodišče je vprašanje:

Kako bi ta proces zasnovali danes, če bi bile zmožnosti UI na voljo že od začetka?

To pomeni, da UI ne dodamo avtomatično vsakemu obstoječemu koraku. Preverimo, ali lahko nekatere korake odstranimo, združimo ali izvedemo v drugačnem zaporedju.

Posebej zanimivi so procesi, ki so:

• obsežni, ponavljajoči se ali izrazito ročni;
• odvisni od dokumentov in podatkov iz več virov;
• polni predaj med oddelki in čakanja na odobritve;
• izpostavljeni napakam, izjemam in ponovni obdelavi;
• povezani s pomembnim poslovnim ciljem.

Proces ni nujno »pokvarjen«, da je primeren za preoblikovanje. Dovolj je, da vsebuje trenje, ki zaposlenim ali strankam otežuje doseganje rezultata.

Kaj lahko UI v procesu spremeni?

Pri preoblikovanju procesa lahko podjetje preveri pet značilnih področij uporabe:

1. Inteligentno iskanje znanja: UI zaposlenemu v pravem trenutku poišče ustrezen dokument, navodilo, pogodbo ali pretekli primer.
2. Priprava in povzemanje vsebin: UI pripravi osnutek odgovora, poročila, zapisnika ali druge dokumentacije.
3. Napovedovanje in prepoznavanje vzorcev: UI zazna tveganja, anomalije in trende ter omogoči ukrepanje, še preden nastane težava.
4. Usmerjanje dela in podpora odločanju: UI razvrsti zahteve, določi prioriteto, predlaga naslednji korak ali delo usmeri ustrezni osebi.
5. Razumevanje dokumentov in slik: UI pridobi in strukturira podatke iz računov, obrazcev, pogodb, fotografij ali tehnične dokumentacije.

Te možnosti niso seznam tehnologij, ki jih mora podjetje kupiti. So oblikovalska vprašanja, s katerimi preverjamo, kako bi delo lahko potekalo hitreje, bolj kakovostno in z manj nepotrebnimi predajami.

Pred začetkom preverite pripravljenost organizacije

Izbira dobrega procesa je pomembna, vendar sama po sebi ni dovolj. Uspeh je odvisen tudi od tega, ali ima organizacija dovolj jasno strategijo, urejene procese in podatke, ustrezne kompetence, podporo vodstva ter osnovne pogoje za varno in odgovorno uporabo UI.

Podjetje lahko zato pred izborom prvega procesa preveri svojo trenutno stopnjo pripravljenosti. Ocena pripravljenosti KCUI pomaga odgovoriti na vprašanje, ali je organizacija pripravljena na izvedbo konkretnega pilota ali mora pred tem okrepiti nekatere temeljne zmogljivosti.

Preoblikovanje procesov AI-first je nato logičen naslednji korak: od splošne ocene pripravljenosti k izbiri konkretnega procesa, merljivemu poslovnemu cilju in izvedljivemu primeru uporabe.

Od ocene pripravljenosti do prvega procesa v treh korakih

1. Izberite pravo področje

Ne začnite s celotnim podjetjem. Izberite poslovno področje, kjer obstaja jasna težava ali priložnost, na primer prodaja, podpora strankam, finance, nabava, kadri ali proizvodnja. Zberite predstavnike poslovanja, izvajalce procesa, informatike in podatkovnih strokovnjakov ter skupaj določite, kateri rezultat želite izboljšati.

2. Razumite sedanji proces

Prikažite, kako delo dejansko poteka: kaj sproži proces, kdo izvaja posamezni korak, kateri podatki in sistemi se uporabljajo, kje potekajo odločitve in odobritve, kje nastajajo čakanje, napake ali podvajanje ter kakšen rezultat proces ustvari. Brez razumevanja trenutnega procesa UI pogosto samo hitreje izvaja stare in neučinkovite postopke.

3. Izberite en proces za pilot

Kandidate ocenite glede na pričakovano poslovno vrednost, primernost procesa in podatkov, izvedljivost, tveganja ter podporo lastnika procesa in uporabnikov. Za prvi pilot izberite proces, pri katerem lahko jasno izmerite spremembo, na primer krajši čas obdelave, manj napak, nižje stroške, boljšo uporabniško izkušnjo ali razbremenitev zaposlenih.

Info-Tech svojo metodo gradi okoli treh faz: odkrivanja priložnosti, analize in izbire procesa ter oblikovanja prihodnjega procesa z vgrajeno vlogo UI. Metodologijo spremljata tudi orodje za ocenjevanje procesov in enostranski prikaz preoblikovanega procesa.

UI in človek: ne gre samo za avtomatizacijo

Cilj ni odstraniti človeka iz vseh odločitev. UI lahko prevzame rutinsko pridobivanje informacij, razvrščanje, pripravo predlogov in ponavljajoča se opravila. Človek pa mora ostati vključen tam, kjer so potrebni odgovornost, strokovna presoja, empatija, obravnava izjem ali nadzor tveganj.

V prihodnjem procesu mora biti zato jasno določeno:

• kaj izvaja UI;
• kaj potrjuje človek;
• kdo odgovarja za končni rezultat;
• kako se zaznavajo in odpravljajo napake;
• kako se spremljajo kakovost, skladnost in poslovni učinki.

Kaj naj bo rezultat?

Dober pilot ne dokazuje samo, da izbrana tehnologija deluje. Dokazati mora, da novi proces ustvarja merljivo vrednost ter ga je mogoče varno, odgovorno in smiselno razširiti.

Za podjetja je zato pomembnejše razviti sposobnost sistematičnega preoblikovanja procesov kot pa hitro uvesti čim več različnih orodij.

---

Vir
Besedilo temelji na raziskovalnem gradivu Reimagine Business Processes With an AI-First Approach, ki ga je objavila družba Info-Tech Research Group. Avtorica raziskave je Harshita Bordiya, Research Analyst, AI.

Vsebina je bila za potrebe baze znanja Kompetenčnega centra za umetno inteligenco Slovenije - KCUI povzata, prevedena, skrajšana in prilagojena potrebam slovenskih podjetij.

Povezava do izvornega gradiva: Info-Tech Research Group - Reimagine Business Processes With an AI-First Approach